با سلام خدمت شما همراهان عزیز و خوانندگان گرانقدر. زهرا ایزدی هستم که در تیم سها، از بخش تولید محتوای وب سایت شرکت نرم افزارهای مدیریتی آبان با شما در ارتباط می‌باشم. اکسل از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مورد استفاده جهت مدیریت و تحلیل هر چه بهتر داده‌ها می‌باشد. مقایسه دو ستون در اکسل یکی از روش‌های رایج در بررسی و تحلیل داده‌ها به شمار می‌آید. با استفاده از این روش قادر خواهید بود تا دو ستون از داده‌ها را به شیوه‌های مختلف با یکدیگر مقایسه کنید. به این ترتیب می‌توانید شباهت ها و تفاوت‌های موجود در آن داده‌ها را پیدا کنید. در ادامه ضمن بررسی مزایای مقایسه دو ستون در اکسل، روش‌ها، مراحل و فرمول‌های انجام این کار را نیز توضیح می‌دهیم.
آشنایی با اکسل و قابلیت‌های آن
نرم افزار اکسل (Excel) یک نرم‌افزار صفحه‌گسترده (spreadsheets) است که به همراه سایر محصولات شرکت مایکروسافت، در مجموعه مایکروسافت آفیس عرضه می‌شود. اکسل به شما امکان می‌دهد تا جدول‌هایی را با سطرها و ستون‌های دلخواه بسازید و داده‌ها را در آنها ذخیره و مدیریت کنید. اکسل ابزارهای متنوعی را برای محاسبات ریاضی، تجزیه و تحلیل داده‌ها، ایجاد نمودارها، گزارشات و … فراهم می‌کند. استفاده از اکسل به کسب و کارها کمک می‌کند تا داده‌های خود را بهتر مدیریت کنند.
یکی از قابلیت‌های اصلی اکسل، قابلیت مقایسه داده‌هاست. شما می‌توانید دو ستون را در اکسل به صورت مستقیم با یکدیگر مقایسه کنید و تفاوت‌ها و شباهت‌های آنها را پیدا کنید. برای انجام این کار، می‌توانید از توابع مختلفی استفاده کنید که مهم ترین آنها را در ادامه برای شما ذکر می‌کنیم. اکسل امکاناتی برای فیلتر کردن داده‌ها نیز دارد. با استفاده از فیلترها، می‌توانید داده‌های مشابه را در دو ستون پیدا کنید و تفاوت‌های دو ستون را نیز مشاهده کنید.
مزایای مقایسه دو ستون در اکسل
مقایسه دو ستون در اکسل، یک قابلیت بسیار کاربردی است که به شما امکان می‌دهد دو مجموعه از داده‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید و تفاوت‌ها و شباهت‌های آنها را مشاهده کنید. این قابلیت، مزایای زیادی دارد که در ادامه آنها را بررسی می‌کنیم.
مقایسه داده‌های مشابه یا متفاوت در دو ستون
اگر دو ستون از داده‌ها را در اکسل دارید و می‌خواهید بدانید که آیا آن دو ستون با هم مشابه هستند یا خیر، می‌توانید از قابلیت مقایسه دو ستون در اکسل استفاده کنید. با استفاده از این قابلیت می‌توان داده‌های دو ستون را با یکدیگر مطابقت داد و میزان تشابه دو ستون را بدست آورد. همچنین، این روش برای مشاهده و سنجش میزان تفاوت‌های دو ستون در اکسل نیز کاربرد دارد.
پیدا کردن داده‌های تکراری
مقایسه دو ستون در اکسل به شما امکان می‌دهد تا داده‌های تکراری را پیدا کنید. اگر دو ستون داده دارای مقادیر تکراری هستند، می‌توانید این تکرارها را به راحتی شناسایی کنید و در صورت نیاز، اقدام به حذف آنها کنید.
مقایسه اطلاعات دو ورودی مختلف
اگر دو ورودی مختلف از داده‌ها را در اکسل دارید و می‌خواهید میزان مشابهت آنها را مورد بررسی قرار دهید، مقایسه دو ستون می‌تواند به شما کمک کند. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید اطلاعات مشابه و متفاوت را در دو ورودی مقایسه و تحلیل کنید.
روش و مراحل مقایسه دو ستون در اکسل
به طور کلی روش‌های مختلفی برای مقایسه دو ستون در اکسل وجود دارد، اما یکی از آسان‌ترین روش‌های این کار، استفاده از فرمول‌های این برنامه است. در ادامه به بررسی مراحل مقایسه دو ستون در اکسل می‌پردازیم.
مرتب کردن داده‌ها
مرتب سازی داده‌ها در اکسل، اولین مرحله برای انجام مقایسه دو ستون است. لازم است داده‌های مرتبط باید در ستون یکسان قرار بگیرند تا امکان مقایسه آنها با داده‌های دسته بندی دیگر (ستون دیگر) فراهم شود.
انتخاب داده‌ها
با استفاده از موس یا ترکیب کلیدهای Shift + Arrows ستون‌های مورد نظر را انتخاب کنید تا فرمول‌ها را روی آنها اجرا کنید (منظور از Arrows چهار کلید جهت نمای روی کیبورد هستند). داده اول ستون را انتخاب کنید و با استفاده از موس یا کلیدهای ذکر شده، تا آخر یک یا هر دو ستون را انتخاب کنید.
استفاده از توابع مقایسه
پس از این که ستون‌های مورد نظر را انتخاب کردید، می‌توانید از توابع مقایسه مختلف استفاده کنید. برای این کار باید پس از انتخاب سطرها و ستون‌ها، تابع موردنظر را در کادر بالای جدول‌ها در برنامه اکسل وارد کنید. در ادامه این مقاله، انواع مختلف فرمول‌های مقایسه را برای شما توضیح می‌دهیم. هر کدام از توابع مقایسه برای انجام یک نوع خاص از مقایسه کاربرد دارند.
فرمول‌های مقایسه دو ستون در اکسل
می توان از روش‌های مختلفی برای مقایسه دو ستون در اکسل استفاده کرد. در ادامه مهم‌ترین فرمول‌های مقایسه دو ستون در اکسل را معرفی می‌کنیم.
تابع EXACT
یکی از روش‌های آسان برای مقایسه دو ستون در اکسل، استفاده از تابع EXACT است. این تابع با دریافت دو ستون و مقایسه آنها، در صورت یکسان بودن مقادیر، کلمه TRUE و در صورت متفاوت بودن مقادیر کلمه FALSE را به عنوان خروجی در ستون سوم نمایش می‌دهد. فرمول استفاده از این تابع به صورت زیر است:
EXACT(A2,B2)=
در این حالت مقدار A2 با مقدار B2 مقایسه می‌شود و در صورت یکسان بودن، TRUE در ستون نتیجه قرار می‌گیرد. کافیست این فرمول را در یک سطر از ستون نتیجه بنویسید، سپس با نگه داشتن و کشیدن نقطه گوشه سمت راست پایین سطر موردنظر بر روی سطرهای دیگر (به سمت پایین)، آن را برای کل سطرهای دو ستون کپی کنید.
تابع IF
کلمه “IF” در انگلیسی به معنای «اگر» است و این کلمه در اکسل و سایر برنامه‌ها، برای ایجاد شرط به کار می‌رود. یکی از روش‌های ساده برای مقایسه دو ستون، استفاده از تابع IF است. با استفاده از این تابع، می‌توانید یک شرط را بررسی کنید و به صورت خودکار مقدار مشخصی را برگردانید. برای مقایسه دو ستون، می‌توانید از تابع IF استفاده کنید تا بررسی کنید که آیا داده‌های دو ستون یکسان هستند یا نه. فرمول استفاده از این دستور به این شکل است:
(“نادرست”,”درست”,A2=B2)IF=
شما می‌توانید در این دستور به جای کلمات “درست” و “نادرست” از کلمات دلخواه استفاده کنید.
تابع VLOOKUP
اگر می‌خواهید یک مقدار خاص را در یک ستون با مقدار متناظر آن در ستون دیگر مقایسه کنید، می‌توانید از تابع VLOOKUP استفاده کنید. کلمه VLOOKUP مخفف Vertical Lookup به معنای جستجوی عمودی است. انواع دیگر این تابع شامل HLOOKUP و XLOOKUP هستند که همگی از توابع جستجوی چند شرطی در اکسل به شمار می‌آیند. کلمه HLOOKUP مخفف عبارت Horizontal Lookup به معنای جستجوی افقی است. تابع XLOOKUP نیز ترکیبی از هر دو حالت افقی و عمودی است. فرمول استفاده از تابع VLOOKUPبه صورت زیر است:
VLOOKUP(A2, $B$2:$B$10,1,0)=
در این حالت، مقدار A2 با تمام سطرهای ستون‌های B2 تا B10 مقایسه می‌شوند. اگر مقدار موجود در ستون A2 در سطرهای B2 تا B10 وجود داشته باشند، مقدار همان سطر A2 برگردانده می‌شود. در غیر این صورت، خطای N/A را مشاهده خواهید کرد.
تابع COUNTIF
از این تابع زمانی استفاده می‌شود که بخواهید تعداد مقادیر مشابه در دو ستون را پیدا کنید. با استفاده از این تابع، می‌توانید تعداد مقادیر متناظر با یک مقدار در ستون دیگر را بشمارید و با تعداد مورد نظر مقایسه کنید. فرمول استفاده از COUNTIF به صورت زیر است:
COUNTIF(B2:B10,A2)=
در این حالت، مقدار A2 با تمامی مقادیر B2 تا B10 مقایسه می‌شود و تعداد آنها نمایش داده می‌شود. مثلا اگر مقدار A2 عدد 2 باشد و نتیجه مقایسه 3 شود، به این معناست که عدد 2 در ستون B سه بار تکرار شده است.
استفاده از روش قالب بندی شرطی
روش قالب بندی شرطی یا Conditional Formating یکی دیگر از روش‌های مقایسه دو ستون در اکسل است که به شما کمک می‌کند تا از رنگ‌ها و ابزارهای دیگر برای مقایسه کردن مقادیر استفاده کنید. برای این کار، کل محدوده مورد نظر (دو ستون) را انتخاب کنید، سپس از سربرگ Home، گزینه Conditional Formating را پیدا کنید و با کلیک بر روی آن به بخش New Rule وارد شوید. از بالای صفحه گزینه Use a formula to determine which cells to format را انتخاب کنید. در کادر پایین عبارت A1$=$B1= را وارد کنید تا سطرهای دوم از هر ستون A یا B با دیگری مقایسه شود.
از بخش preview گزینه format را انتخاب کنید. به این ترتیب قادر خواهید بود تا یک فرمت مشخص (فونت و رنگ) را برای مقایسه ستون‌ها انتخاب کنید. پس از تایید، سطرهای یکسان، به رنگ انتخاب شده در می‌آیند و سطرهای متفاوت نیز بی‌رنگ می‌مانند.
روش‌های مرتب کردن و مقایسه داده‌ها در اکسل، در سازمان‌ها و شرکت‌ها بسیار کاربردی است. استفاده از نرم افزارهای تحلیل داده‌ها و سیستم‌های مدیریتی می‌تواند مدیریت و نظارت بر عملکرد سازمان را بهبود دهد. یکی از این سیستم‌های نوین، نرم افزار داشبورد مدیریت است که توسط شرکت آبان سیستم پارس با برند صدف ارائه شده است. این نرم افزار و سایر نرم افزارهای مدیریت شرکت آبان سیستم تجربه ای متفاوت و عالی را برای مدیران سازمان‌ها به ارمغان می‌آورند.
سوالات متداول
نرم افزار اکسل چه قابلیت‌هایی دارد؟
- ساخت جدول‌هایی با سطرها و ستون‌های دلخواه
- ذخیره و مدیریت داده‌ها و مدیریت آنها
- وجود ابزارهای متنوع برای محاسبات ریاضی، تجزیه و تحلیل داده‌ها، ایجاد نمودارها و گزارشات
- مقایسه داده‌ها و پیدا کردن تفاوت‌ها و شباهت‌های آنها
مقایسه دو ستون در اکسل چه مزایایی دارد؟
- مقایسه داده‌های مشابه یا متفاوت در دو ستون
- پیدا کردن داده‌های تکراری
- مقایسه اطلاعات دو ورودی مختلف
جهت مقایسه دو ستون در اکسل چه روش و مراحلی وجود دارد؟
- مرتب کردن داده‌ها
- انتخاب داده‌ها
- استفاده از توابع مقایسه
فرمول‌های مورد استفاده برای مقایسه دو ستون در اکسل چیست؟
- تابع EXACT: یکی از روش‌های آسان برای مقایسه دو ستون در اکسل است.
- تابع IF: با استفاده از این تابع، می‌توانید یک شرط را بررسی کنید و به صورت خودکار مقدار مشخصی را برگردانید.
- تابع VLOOKUP: اگر می‌خواهید یک مقدار خاص را در یک ستون با مقدار متناظر آن در ستون دیگر مقایسه کنید، می‌توانید از این تابع استفاده کنید.
- تابع COUNTIF: از این تابع زمانی استفاده می‌شود که بخواهید تعداد مقادیر مشابه در دو ستون را پیدا کنید.
- قالب بندی شرطی یا Conditional Formating: به شما کمک می‌کند تا از رنگ‌ها و ابزارهای دیگر برای مقایسه کردن مقادیر استفاده کنید.
